毎日2時間の事務作業を削減！生成AI活用術
「忙しいのに仕事が減らない」を解決する方法
多くの中小企業では、人手不足や業務量の増加により、社員一人ひとりの負担が大きくなっています。
特に総務や経理、営業事務などの事務職では、
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メール作成
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見積書作成
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請求書発行
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会議議事録作成
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社内資料作成
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データ入力
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情報収集
といった業務に多くの時間が使われています。
「気が付けば一日中パソコンに向かっていた」
「本来やるべき仕事に手が回らない」
そんな状況に悩んでいる企業も少なくありません。
そこで注目されているのが生成AIです。
生成AIを上手に活用すれば、毎日の事務作業を2時間以上削減できる可能性があります。
本記事では、実際の業務でどのように生成AIを活用できるのかを具体的に解説します。
生成AIとは？
生成AIとは、文章や画像、表などを自動で作成できるAIのことです。
代表的なサービスには、
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ChatGPT
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Microsoft Copilot
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Gemini
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Claude
などがあります。
これらのAIは、人間が質問や指示を入力すると、その内容に応じた回答や文章を生成します。
例えば、
「取引先へのお礼メールを作成してください」
と入力するだけで、数秒でメール文案を作成してくれます。
事務作業で最も効果が出る5つの活用法
① メール作成
事務作業の中でも意外と時間がかかるのがメール作成です。
例えば、
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お礼メール
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お詫びメール
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日程調整メール
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案内メール
などです。
毎回文章を考える必要があるため、1通あたり5～15分程度かかることもあります。
生成AIに
お客様へのお礼メールを丁寧な文面で作成してください
と指示するだけで、すぐに文章が完成します。
最終確認だけ人が行えばよいため、作成時間を大幅に短縮できます。
② 会議議事録作成
会議後の議事録作成は、多くの企業で負担になっています。
1時間の会議の場合、
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音声を聞き返す
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内容を整理する
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決定事項をまとめる
という作業が必要です。
現在は会議を録音し、AIで文字起こし・要約を行うことが可能です。
従来60分かかっていた議事録作成が10分程度で完了するケースもあります。
③ 社内文書の作成
総務担当者は様々な社内文書を作成します。
例えば、
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社内通知
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就業規則改定案
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業務マニュアル
-
会議資料
などです。
生成AIは文章構成を考えることが得意なため、
社内向けに熱中症対策の注意喚起文を作成してください
と依頼するだけで、下書きを作成してくれます。
ゼロから作成する必要がなくなります。
④ Excelデータの整理
Excel作業に多くの時間を費やしている企業は少なくありません。
生成AIを活用すると、
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関数の作成
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集計方法の提案
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データ分析
-
グラフ作成のアドバイス
などが可能になります。
例えば、
売上データから月別売上を集計するExcel関数を教えてください
と質問すれば、すぐに回答を得られます。
Excelに詳しい担当者がいなくても業務を進めやすくなります。
⑤ 情報収集と要約
業務に関する情報収集も意外と時間がかかります。
例えば、
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法改正
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補助金情報
-
業界ニュース
-
競合情報
などです。
生成AIに資料やWebページの内容を要約させることで、短時間でポイントを把握できます。
10ページの資料を読む代わりに、数分で内容を理解できる場合もあります。
どれくらい時間を削減できるのか？
以下は一般的な事務担当者の例です。
| 業務 | 従来 | AI活用後 |
|---|---|---|
| メール作成 | 30分 | 10分 |
| 議事録作成 | 60分 | 10分 |
| 社内文書作成 | 40分 | 10分 |
| 情報収集 | 30分 | 10分 |
合計
160分 → 40分
となり、
1日あたり約2時間の削減
が期待できます。
もちろん業務内容によって差はありますが、多くの企業で1～2時間程度の削減効果が見込めます。
AIを導入しても失敗する企業の共通点
生成AIは便利ですが、導入しただけで成果が出るわけではありません。
よくある失敗例として、
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社員に使い方を説明していない
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利用ルールを決めていない
-
情報漏洩対策をしていない
-
「とりあえず導入」で終わっている
といったケースがあります。
まずは、
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メール作成
-
議事録作成
-
文書作成
など、効果が見えやすい業務から始めることが成功のポイントです。
中小企業におすすめの始め方
初めて生成AIを導入する場合は、
STEP1
無料版ChatGPTを試す
STEP2
メール作成に使う
STEP3
議事録作成に使う
STEP4
社内文書作成に使う
STEP5
社内ルールを整備する
という順番がおすすめです。
最初から大規模なシステムを導入する必要はありません。
まずは身近な業務で効果を体感することが重要です。
まとめ
生成AIは、大企業だけのものではありません。
中小企業でも手軽に導入でき、
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メール作成
-
議事録作成
-
社内文書作成
-
Excel活用
-
情報収集
といった事務作業を大幅に効率化できます。
毎日2時間の削減が実現できれば、
年間では約500時間以上の業務削減にもつながります。
人手不足が続く中、生成AIは中小企業の強力なパートナーとなるでしょう。
まずは小さな業務から始めて、自社に合った活用方法を見つけてみてはいかがでしょうか。
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